Esta guía para nuevos administradores de Jolt te guiará a través de los pasos básicos para empezar a utilizar la función de biblioteca de información, tanto si utilizas la aplicación web de Jolt como la aplicación móvil de Jolt.
Tipos de archivos multimedia y reproducción
La biblioteca de información se puede utilizar para ver documentos, vídeos y fotos, o para escuchar archivos de audio. Estos archivos se pueden consultar en cualquier momento en la aplicación Jolt y se descargan localmente en el dispositivo. La biblioteca de información admite diversos tipos de archivos, pero la reproducción depende de las capacidades del dispositivo que utilices para acceder a ella. A continuación se indican algunos tipos de archivos universales recomendados para su subida:
jpg
gif
png
mp4
mov
pdf
txt
Aunque se admiten otros tipos de archivo populares, como .docx o .avi, para su subida, muchos dispositivos no pueden visualizarlos sin tener instaladas aplicaciones adicionales o la compatibilidad necesaria, por lo que recomendamos ceñirse a la lista anterior. La mayoría de los archivos se pueden guardar o convertir a uno de estos tipos de archivo universales.
Añadir archivos multimedia a la biblioteca de información de la aplicación web
Una vez que hayas iniciado sesión en la aplicación web de Jolt como administrador, ve a la menú > información.
Una vez en la sección de información, selecciona + nueva categoría e introduce un nombre para tu primera categoría.
Una vez que hayas dado un nombre a tu categoría, sigue los mismos pasos para crear una subcategoría.
Ahora que ya se han creado la categoría y la subcategoría, puedes seleccionar una opción de subida para empezar a añadir archivos.
Si seleccionas «Subir tus propios archivos», aparecerán las opciones «Seleccionar un archivo » y «Arrastrar y soltar» para que elijas los archivos que deseas subir. A la derecha verás una lista de los tipos de archivo admitidos.
Una vez que hayas subido tus archivos, los verás en tu subcategoría y tendrás la opción de moverlos, eliminarlos y cambiarles el nombre para organizarlos de la mejor manera posible para tu equipo.
También puedes crear un archivo desde cero con la opción «Crear un archivo personalizado ».
Al pulsar este botón verde en una subcategoría, se abrirá un procesador de textos básico en el que podrás escribir o pegar texto, añadir fotos e incluir enlaces a sitios web externos.
Añadir archivos multimedia a la biblioteca de información de la aplicación móvil
Tras crear categorías en la aplicación web (véase más arriba), los usuarios con permisos de administrador del dispositivo pueden añadir archivos a la biblioteca de información a través de la aplicación móvil Jolt.
Haz clic en «Menú» > «Biblioteca de información». Los administradores verán un botón «+» en la esquina superior derecha, desde donde podrán empezar a añadir archivos desde sus dispositivos móviles.
Puedes hacer nuevas fotos o grabar nuevos vídeos para añadirlos a la biblioteca, o bien seleccionar un archivo de tu biblioteca de fotos.
Gestión de los permisos de los archivos de la biblioteca de información
Las carpetas y los archivos de la biblioteca de información pueden restringirse a determinadas ubicaciones dentro de un grupo de contenido y a determinados roles dentro de una ubicación. Por ejemplo, es posible que solo quieras que un libro de recetas esté disponible para el personal de cocina o que un procedimiento de amonestación de empleados esté disponible para la dirección (estos permisos se pueden gestionar en la aplicación web).
En cualquier subcategoría encontrarás el botón azul «Editar permisos del archivo ». Este botón te permite acceder al menú de configuración.
Desde este menú, puedes seleccionar los roles que pueden ver el contenido de la subcategoría, así como las opciones que determinan qué ubicaciones pueden ver el contenido al editar los permisos en el modo de grupo de contenido.
Incorporación de recursos multimedia de la biblioteca a las listas de comprobación de Jolt
Una vez que hayas añadido archivos a la biblioteca de información a través de la aplicación web de Jolt, podrás incrustar o hacer referencia a ese contenido en tus listas de comprobación de Jolt en la aplicación móvil.
El contenido se puede mostrar como un enlace a un elemento multimedia (véase el gif).
El contenido también se puede mostrar como un elemento multimedia integrado (véase el gif).
En ambos casos, puedes tocar el elemento para abrir el modo de pantalla completa y ver una foto, un vídeo, un documento o un enlace a una página web. Si decides vincular un PDF a un elemento, puedes tocar el botón de opciones adicionales y seleccionar «Buscar» para iniciar una búsqueda de texto dentro del PDF.
Cómo agrupar tus archivos multimedia en listas
Al editar una lista, la opción para añadir contenido multimedia de la biblioteca de información se encuentra en la columna de la derecha, en la sección de configuración del elemento.
Desde aquí, puedes seleccionar elementos multimedia de entre los archivos añadidos a la biblioteca de información, así como elegir si el elemento aparece a través del botón de referencia enlazada o integrado en la lista.