En esta guía de introducción a Jolt, te guiaremos a través de los pasos básicos para crear y activar listas de comprobación de operaciones en el portal web de Jolt. Desde la creación de plantillas de listas hasta la asignación de roles y la configuración de notificaciones, esta guía te ayudará a ponerte en marcha con las herramientas de listas de comprobación de Jolt, garantizando que tu equipo se mantenga organizado y sea eficiente desde el primer día.
Crear una lista
Crear una nueva plantilla de lista
Las plantillas de listas se crean y se guardan en el portal web de Jolt y, a continuación, se sincronizan con la aplicación de Jolt para que tú y tu equipo podáis utilizarlas. Aunque es posible crear listas puntuales desde la aplicación de Jolt, la mayoría de las listas de Jolt se crean como plantillas para utilizarlas de forma programada como parte de una operación diaria o semanal.
Para crear una nueva lista, busca y selecciona «Listas». A continuación, selecciona «Editar listas» en la pestaña «Gestionar».
La página «Lista» contará con una carpeta para cada ubicación de tu cuenta de Jolt, así como una carpeta para tu «Grupo de contenidos», donde podrás añadir las listas que se utilizan en todas las ubicaciones de tu cuenta. Te recordamos que puedes cambiar entre el modo «Grupo de contenidos» y el modo «Ubicación» en la esquina superior derecha del portal web de Jolt.
Para crear una nueva lista, selecciona el botón azul «+» situado en la parte derecha de la página. Se te pedirá que le pongas un nombre a la plantilla de tu lista.
Añadir elementos a la lista
Empieza seleccionando «Añadir elemento» o «Nuevo elemento» en el menú azul con el signo «+». Ambas opciones te llevarán al menú de tipos de elementos.
Ambas opciones mostrarán los menús de tipos de elementos. Los tipos de elementos se refieren a la forma en que un empleado realiza una tarea. Esto puede variar desde simplemente marcar una casilla hasta acciones como tomar una foto, escanear un código QR o introducir una medida. Si quieres obtener una descripción detallada de todos los tipos de elementos de Jolt, no dudes en consultar el artículo sobre tipos de elementos de Jolt.
Todos los tipos de tareas son completados por un empleado que haya iniciado sesión en la aplicación Jolt (ya sea en modo personal o mediante un código PIN) y cada tarea completada registra cuándo se ha completado y quién la ha realizado.
Selecciona un tipo de elemento para la tarea que vas a añadir a tu plantilla de lista. Verás que ese elemento aparece en el menú de la izquierda y que las opciones correspondientes a ese elemento de la lista se muestran a la derecha.
Empieza por rellenar el texto de instrucciones de la tarea. El texto de instrucciones es la tarea que asignas a tus empleados. ¡Cuanto más detallado, mejor! Siempre es mejor ser específico para ofrecer a tus empleados una guía clara sobre cómo realizar correctamente las tareas asignadas.
Debajo del texto de la indicación hay diversas opciones que variarán en función del tipo de elemento. Algunas opciones habituales según el tipo de elemento son:
Puntos: Una opción de gamificación que te permite otorgar puntos a los empleados por cada tarea completada y consultarlos en un informe de puntos.
Opciones «N/A»: Puedes hacer que una tarea sea opcional para los empleados y permitirles marcarla como «fuera de servicio» o «no aplicable».
Opciones de criterios de visualización: Una pregunta puede ser opcional en función de la respuesta anterior a una pregunta variable, como una pregunta de sí/no, de medición o de valoración. Por ejemplo:«¿Tenemos alguna entrega hoy?». Sila respuesta es sí, se muestra una pregunta que da lugar a la tarea«Descargar la entrega».
Colores de fondo: Puedes cambiar el color de cualquier elemento de una lista para resaltar o separar secciones de la misma.
Biblioteca de información: A cualquier elemento se le puede adjuntar un archivo multimedia procedente de la suscripción a la Biblioteca de información. Esto permite añadir detalles a tus tareas con ejemplos y tutoriales.
Etiquetas: Puedes adjuntar una etiqueta de la suscripción de etiquetado a una tarea en la que intervenga tu impresora Jolt.
Importación masiva de artículos
También puedes seleccionar la opción «Importación masiva» en el menú azul «+» para copiar y pegar de forma masiva las indicaciones de los elementos utilizando los atajos de teclado Ctrl+C y Ctrl+V desde otro formulario digital, como una hoja de cálculo, un documento o un PDF. Los elementos de tu lista de comprobación se introducen en la columna «Pregunta» y debes seleccionar el tipo de elemento de Jolt que deseas utilizar en la columna «Tipo de elemento». Al realizar una importación masiva, también debes elegir si vas a utilizar la función de puntos en tus elementos. Si aún no estás preparado para utilizar puntos, puedes introducir «0» en la columna de puntos.
Configuración de la lista
Una vez que hayas creado tu lista, ya estarás listo para activarla asignándola a los roles adecuados, creando un calendario para su finalización o configurando notificaciones basadas en los resultados de la lista. Todo esto y mucho más lo encontrarás en la pestaña «Configuración», situada en la parte superior izquierda de la página de edición de la lista.
La pestaña «Configuración» te ofrece todas las opciones disponibles sobre cómo se puede enviar una lista, si deseas que se puntúe o no, así como las opciones más importantes: quiénes deben completar las listas y cuándo vencen los plazos. Para empezar, repasaremos los tres ajustes más importantes de las listas, pero si deseas obtener una descripción detallada de la configuración del envío de listas, consulta el artículo correspondiente: «Configuración del envío de listas».
Programación de una lista
La mayoría de las listas de comprobación se aprovechan mejor si se integran en un calendario operativo que se adapte al ritmo de tu negocio. Para cada lista de comprobación, puedes elegir cuándo aparece, cuándo vence y cuándo caduca. Esto se puede personalizar según la hora del día, los días de la semana, determinadas fechas del mes o incluso según un calendario estacional.
En «Programación de la lista», selecciona «Nueva hora de emisión».
Desde aquí abrirás la ventana de programación para elegir la hora del día y el día de la semana en que se mostrará. Vuelve a seleccionar «+ Nueva hora de visualización» para añadir una hora.
El tiempo de visualización de una lista consta de 3 elementos:
La hora de inicio es el momento en el que esta lista aparecerá en la aplicación Jolt para completarla.
La fecha límite es la fecha en la que la lista debe estar completada para que no se considere entregada fuera de plazo.
La fecha de vencimiento es el momento en el que la lista se cerrará automáticamente y ya no se podrá completar (solo es necesario si la lista queda sin completar).
Por ejemplo: nuestra lista de comprobación de apertura podría tener una hora de inicio a las 7:00 h, ya que el turno de apertura empieza a llegar entre las 7:00 h y las 7:30 h. La hora límite podría ser las 9:00 h, ya que es cuando abre la tienda, y la hora de vencimiento podría ser las 9:30 h, para dar un poco de margen de flexibilidad a la hora de terminar las tareas de la mañana.
Las opciones «Días que se repiten» y «Mes que se repite» se pueden activar o desactivar para las listas que no se utilizan los 7 días de la semana, con opciones para los días de la semana, los días del mes, los intervalos y los rangos de fechas.
Las programaciones de listas se aplican durante la noche para cada empresa. Esto significa que, si configuras una programación de listas hoy, lo normal es que la lista aparezca por primera vez mañana.
Un consejo adicional para la programación: si tienes una lista que se actualiza a diferentes horas según el día, puedes configurar varias horas de visualización que se apliquen únicamente a determinados intervalos de días. Por ejemplo, si una lista debe completarse más tarde durante el fin de semana que durante un día laborable.
Asignación de una lista por función
Debajo de la sección de programación de listas, se encuentra el «Acceso basado en roles». De forma predeterminada, cualquier persona que haya iniciado sesión en la aplicación Jolt puede completar una lista, pero puedes asignar o limitar una lista de comprobación a determinados roles. Los roles a los que desees permitir completar una lista se pueden activar en la sección «Asignado ». Los empleados deben tener asignado un rol adecuado, y dicho rol debe estar activado en «Asignado» para que puedan acceder a la lista o completarla. Además, existen dos modos de acceso explícitos: «Cualquiera puede completar esta lista», en el que todos los empleados del centro pueden completar la lista sin necesidad de permisos de administración, y «Acceso basado en roles (asignado)», en el que solo los usuarios con los roles seleccionados pueden completar la lista.
La columna «Gestionada» otorga a un rol permisos de administrador para esta lista en la aplicación Jolt, como modificar la fecha de vencimiento, eliminar manualmente una lista o introducir manualmente las mediciones configuradas en una sonda o un sensor. Para asignar roles de acceso a las listas, acceda a la configuración de roles de la aplicación, cree o edite los roles según sea necesario, asigne los roles pertinentes a los empleados y seleccione los roles en la sección «Asignados» de «Acceso basado en roles». Es importante tener en cuenta que completar una lista no otorga permisos de gestión; estos deben asignarse explícitamente a través de la columna «Gestionada».
Notificaciones de la lista
Si te desplazas hacia arriba en la sección superior derecha de la configuración de la lista, encontrarás la opción «Configuración de notificaciones de la lista». Desde aquí puedes elegir los roles que recibirán correos electrónicos, mensajes de texto o notificaciones push relacionadas con las acciones que se realicen en esta lista. Para empezar, selecciona «Nueva notificación».
Desde aquí, puedes seleccionar qué rol recibirá la notificación, qué tipo de notificación recibirá y, a continuación, el motivo por el que la recibe. Las notificaciones más habituales son aquellas que se envían cuando un elemento de una lista está vencido (ha superado la fecha límite prevista en el calendario) o cuando un elemento de la lista se encuentra fuera de rango (en el caso de elementos de medición o de valoración).
Puedes configurar varios tipos de notificaciones para cada lista. Por ejemplo, quizá quieras que el responsable de turno reciba una copia por correo electrónico de la lista de cierre una vez completada, pero que el propietario reciba una notificación cuando se haya superado el plazo.
Un consejo adicional sobre las notificaciones: si acabas de empezar a utilizar las listas de Jolt, intenta ser prudente con las notificaciones hasta que tu equipo haya adquirido un buen ritmo a la hora de completar las listas. Las notificaciones pueden ser una herramienta muy útil, pero un exceso de ellas puede generar un ruido innecesario para tu equipo.
Una vez que hayas programado tu lista o hayas activado las notificaciones, puedes volver a la página de inicio de «Listas» y comprobar si tu lista está programada o si se están enviando notificaciones en las dos columnas situadas a la derecha del nombre de la lista y del número de elementos. ¡Programar tus listas es el paso clave para empezar a utilizar las listas de comprobación de Jolt!
